Skráning upplýsinga í Mentor
Persónuvernd tók nýlega til skoðunar tvenns konar mál sem varða Mentor. Annars vegar féll úrskurður um skráningu grunnskóla á viðkvæmum persónuupplýsingum um nemenda í Mentor og hins vegar gaf Persónuvernd út leiðbeinandi álit um nafngreiningar í dagbókarfærslum grunnskólabarna.
Umboðsmanni barna berast reglulega athugasemdir varðandi Mentor sem er heildstætt upplýsinga- og námskerfi fyrir alla sem starfa með börnum í skólum og tómstundastarfi. Persónuvernd tók nýlega til skoðunar tvenns konar mál sem varða Mentor. Annars vegar féll úrskurður um skráningu grunnskóla á viðkvæmum persónuupplýsingum um nemenda í Mentor og hins vegar gaf Persónuvernd út leiðbeinandi álit um nafngreiningar í dagbókarfærslum grunnskólabarna.
Úrskurð Persónuverndar í máli nr. 2011/231 um skráningu grunnskóla á viðkvæmum persónuupplýsingum um nemenda má finna í heild sinni hér.
Móðir kvartaði til Persónuverndar og krafðist þess að tiltekinni færslu um son hennar yrði eytt af Mentor. Ágreiningur var um það hvort tilteknar upplýsingar teldust til viðkvæmra persónuupplýsinga en samkvæmt bréfi frá Mentor ehf. á ekki að skrá viðkvæmar persónuupplýsingar og samkvæmt lögum nr. 77/2000 verður skráning viðkvæmra persónuupplýsinga að uppfylla ákveðin skilyrði. Móðirin vildi meina að um væri að ræða viðkvæmar persónuupplýsingar auk þess sem að umrædd færsla myndi færast með honum í nýjan skóla og óttaðist hún að barnið fengi ákveðinn stimpil á sig sem myndi hafa neikvæðar afleiðingar á skólagöngu í nýja skólanum. Skólinn taldi upplýsingarnar hins vegar ekki viðkvæmar og að nauðsynlegt væri að varðveita umræddar upplýsingar.
Í úrskurði Persónuverndar segir: „Að mati Persónuverndar hefur ábyrgðaraðili, Grunnskólinn […], ekki sýnt fram á að honum sé nauðsynlegt að varðveita umræddar upplýsingar né að miðla þeim áfram til þriðja aðila, s.s. þess skóla sem taka mun við hinum skráða næsta haust.” Persónuvernd mat það svo að áframhaldandi varðveisla umræddrar færslu færi í bága við ákvæði 7. gr. laga nr. 77/2000 um sanngirni, málefnalegan tilgang og meðalhóf. Taldi Persónuvernd að rétt væri að eyða færslunni. Var litið til þess að þó svo að færslan yrði afmáð úr dagbók skólans yrði ekki séð að nýi skólinn gæti ekki veitt drengnum þá þjónustu sem hann þyrfti. Bar grunnskólanum því að eyða persónuupplýsingum um son kvartanda.
Leiðbeinandi álit Persónuverndar varðandi nafngreiningar í dagbókarfærslum grunnskólabarna má finna hér.
Í fyrirspurn sem barst til Persónuverndar var spurt hvort sú vinnsla persónuupplýsinga, sem felst í því að veita foreldrum aðgang að dagbókarfærslum þar sem önnur börn en þeirra eigin eru nafngreind, sé heimil og standist ákvæði laga nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.
Ljóst er að réttur forsjárforeldris er víðtækur til aðgangs að dagbókarfærslum barns síns eða vitneskju um efni þeirra. Þessi réttur sætir þó takmörkunum ef gögn hafa að geyma upplýsingar um einkamálefni annarra, enda vegi þeir hagsmunir, sem mæla með því að upplýsingum sé haldið leyndum, þyngra en hagsmunir þess sem fer fram á aðgang að gögnum. Einnig er rétt að geta þess að í sumum tilfellum er kennurum og skólastjórnendum skylt að gæta þagmælsku. Það er undir starfsmönnum og stjórnendum vinnsluaðila að meta hverju sinni hvort einkamálefni annars einstaklings en þess sem dagbókin tilheyrir vegi svo þungt að takmarka skuli rétt forsjárforeldris til aðgangs að gögnum, t.d. þannig að nafn viðkomandi sjáist ekki.
Persónuvernd tók fram í ráðgefandi áliti sínu að mikilvægt sé að ígrunda það vel og vandlega hverju sinni hvort nauðsynlegt sé að nafngreina önnur börn en það sem dagbókarfærslan snýr að. Slík mat er í höndum vinnsluaðila og á ábyrgð hans. Hvert tilvik verður að meta út frá eðli upplýsinganna og því samhengi sem þær eru settar í. Ef skólinn telur nauðsynlegt að foreldri fái upplýsingar um önnur börn en þeirra eigin mætti beita vægari úrræðum en að skrá það í dagbók, t.d. hafa samband við foreldrið símleiðis, en þó að gættum þagnarskylduákvæðum laga.